Manuel EXP – 3. Déroulement des examens

3.1 Collaboration et responsabilités

Collaboration
La collaboration entre les partenaires de la formation professionnelle est également indispensable lors des procédures de qualification. Toutefois les structures organisationnelles sont en partie très diverses et varient d’un canton à l’autre et en fonction des domaines professionnels concernés. En tant qu’autorité exécutive, les cantons sont compétents pour la notification des résultats. Ils peuvent s’occuper eux-mêmes de l’organisation et de la mise en oeuvre des procédures ou les déléguer à des tiers.

Autorités cantonales et commission d’examen
Afin d’assurer le déroulement correct sur le plan juridique des procédures de qualification, de nombreux cantons ont instauré une commission d’examen qui assume la surveillance des examens. Des associations professionnelles cantonales ou suisses peuvent également entrer en ligne de compte et servir d’organes porteurs des commissions d’examen. La commission d’examen, en tant qu’instance engagée par les autorités, contrôle la légitimité des procédures.

Responsables des examens
Les responsables des examens cantonaux ou les personnes mandatées par le canton veillent, dans leur sphère de compétence, à ce que le déroulement des examens soit conforme sur le plan juridique et suivent sans heurt les procédures de qualification. En règle générale, leur compétence pour toutes les professions subordonnées au SEFRI est entière. Ces responsables forment, avec les cheffes expertes et les chefs experts, la colonne vertébrale de l’organisation et de l’exécution des examens.

Cheffes expertes et chefs experts
Les cheffes expertes et les chefs experts sont des expertes ou experts aux examens qui se voient attribuer, par mandat cantonal, la responsabilité organisationnelle des examens de fin d’apprentissage dans leur profession. Elles et ils planifient l’examen de fin d’apprentissage, garantissent la qualité des examens et constituent le lien avec les autorités cantonales.

• Elles et ils constituent et conduisent le collège des expertes et experts aux examens.
• Elles et ils élaborent le plan d’examen.
• Elles et ils fournissent les travaux d’examen (travaux pratiques et examens écrits des branches professionnelles).
• Elles et ils instruisent les expertes et experts aux examens et, le cas échéant, également les candidates et les candidats.
• Elles et ils interviennent (uniquement) en cas d’événement particulier.
• Elles et ils vérifient la qualité des procès-verbaux.
• Elles et ils calculent les résultats des examens et les transmettent aux autorités cantonales.
• Elles et ils garantissent la consultation des dossiers selon l’autorité d’examen.
• Elles et ils prennent position envers les autorités sur d’éventuels recours.

En plus des pré-requis professionnels, ces personnes doivent faire preuve d’expérience dans le domaine des examens et, en tant que formateurs professionnels actifs et formatrices professionnelles actives dans les entreprises, de compétences sociales pointues et de talents d’organisation. Les cheffes expertes et les chefs experts sont habilité-e-s à donner des instructions aux expertes et experts aux examens.

Expertes et experts aux examens
Les expertes et experts aux examens exercent un mandat cantonal et sont placé-e-s sous la direction du chef expert ou de la cheffe experte. Elles et ils se préparent à la procédure de qualification, participent au déroulement des examens et évaluent les travaux d’examen.

• Elles et ils connaissent le contenu de l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale concernée.
• Elles et ils connaissent les bases légales les plus importantes.
• Elles et ils connaissent les documents et les instruments d’évaluation prescrits.
• Elles et ils sont préparés pour l’examen oral ou pratique.
• Elles et ils surveillent le déroulement des examens en présence des candidates et des candidats.
• Elles et ils s’en tiennent aux règles prescrites.
• Elles et ils procèdent à la correction et à l’évaluation sur la base de la grille de procès-verbal appelée également grille d‘évaluation.
• Elles et ils respectent les règles de notation et attribuent, à deux, des notes entières ou des demi-notes de position.
• Elles et ils respectent l’obligation de garder le secret.
• Elles et ils respectent le secret de fonction (aucune note n’est communiquée).

En plus des pré-requis professionnels, les expertes et experts aux examens disposent également d’une vaste expérience en matière de formation professionnelle. Ce sont les plus proches collaborateurs et collaboratrices des cheffes expertes et des chefs experts. Elles et ils garantissent, grâce à leurs compétences professionnelles, méthodologiques et sociales, la qualité de la procédure de qualification.

Organisations du monde du travail
Les OrTra jouent un rôle important dans la coordination des examens. D’une part, elles en déterminent les contenus lors du développement ou de la révision des ordonnances sur la formation professionnelle initiale; d’autre part, elles définissent les standards des épreuves d’examen lors de la préparation centralisée des examens. Enfin, la Confédération et les cantons font appel à leur soutien dans le cadre de la formation des expertes et experts aux examens afin de trouver des professionnelles et des professionnels expérimenté-e-s susceptibles d’être engagé-e-s comme intervenantes et intervenants lors de la formation des expertes et experts aux examens.

Coordination intercantonale
Dans le cadre de la Conférence suisse des offices de la formation professionnelle (CSFP), différentes commissions et institutions assurent une collaboration efficace :

• Le département Procédure de qualification du Centre suisse de services Formation professionnelle, orientation professionnelle, universitaire et de carrière (CSFO) met à disposition des autorités d’examen, dans quelques professions, des thèmes d’examen et des documents d’évaluation. Il collabore à cet effet avec les organisations du monde du travail et avec le corps enseignant. Par cette coordination, il favorise l’élaboration d’épreuves d’examen uniformes pour l’ensemble de la Suisse.
• La commission Procédure de qualification CSFP/CSFO avec ses sous-commissions linguistiques (responsables des examens) assure la coordination dans différents domaines, comme par exemple en ce qui concerne les dates d’examens, les lieux d’examens communs, les procédures administratives ou les aménagements des examens. Elle fournit des recommandations juridiques et organisationnelles et élabore les imprimés en collaboration avec les éditions du CSFO.

Il existe également des commissions de rédaction de thèmes d’examen au niveau cantonal et régional. Les épreuves d’examen ainsi élaborées garantissent pour le moins des standards régionaux uniformes.

Délégation de l’organisation des examens
En principe, les cantons assument la responsabilité de l’organisation des procédures d’examens. Le SEFRI peut charger les organisations du monde du travail qui en font la demande de les effectuer pour certaines régions ou pour l‘ensemble du pays des procédures de qualification à des organisations du monde du travail (article 40 LFPr). Quelques professions disposent ainsi de commissions d’examen centralisées chargées d’assurer l’harmonisation et la comparabilité des examens au niveau suisse. Ces commissions collaborent avec les autorités d’examen cantonales ou régionales.

3.2 Inscription et convocation aux examens

Procédure d’inscription
Les autorités d’examen adressent aux entreprises formatrices des formulaires d’inscription comportant les informations nécessaires. Les formateurs et les formatrices veillent à ce que les apprenties et les apprentis soient inscrit-e-s aux examens dans les délais, en règle générale en automne.

Convocation
L’autorité d’examen remet la convocation de l’examen aux candidates et aux candidats environ quatre semaines avant le début de l’examen. Selon les professions, la convocation comprend le plan d’examen, des informations générales sur le déroulement de l’examen, des listes de matériel et d’outils, des listes des moyens auxiliaires autorisés et, en règle générale, le nom des expertes et experts aux examens.

Frais et émoluments
L’autorité d’examen peut facturer aux entreprises formatrices les frais de matériel et de salle. Pour les personnes concernées par l’article 32 OFPr et pour celles qui répètent l’examen et qui n’ont pas de contrat d’apprentissage, ces frais de matériel et de salle peuvent être facturés. Pour toutes les autres dépenses inhérentes à la mise en oeuvre de la première procédure de qualification, aucun émolument ne peut être perçu, ni auprès des entreprises formatrices, ni auprès des apprenties et des apprentis.

3.3 Préparation des examens

Quiconque n’est pas confronté en permanence aux tâches particulières d’un examen ne peut pas en avoir constamment à l’esprit les exigences et les particularités. C’est pourquoi les expertes et experts aux examens doivent se préparer à cette activité extraprofessionnelle avant chaque examen.

Préparation personnelle
La connaissance des points forts et des exigences des examens dans sa propre profession est essentielle pour assurer la préparation personnelle à une activité d’expert ou d’experte aux examens. Les contenus des examens vont souvent au-delà du propre degré de spécialisation pratiqué dans le quotidien professionnel. C’est pourquoi il convient de se familiariser avec l’intégralité de la profession ainsi qu’avec ses développements actuels.

Le succès de l’examen dépend d’un grand nombre de spécificités bien réglées. Afin de bien les maîtriser, il est recommandé de revoir les documents de référence suivants :

Préparation organisationnelle par le chef expert ou la cheffe experte
Le chef expert ou la cheffe experte organise les détails du déroulement de l’examen, en collaboration avec l’autorité cantonale et peut, à cet effet, déléguer certaines tâches à l’équipe d’expertes et d’experts aux examens.

Lors de la conférence préparatoire, on définira également de quelle manière et dans quelle mesure les candidates et les candidats seront informé-e-s avant les examens.

3.4 Tâches des expertes et experts aux examens pendant le déroulement des examens

Information
Les expertes et experts aux examens débutent l’examen pratique, écrit ou oral en donnant aux candidates et aux candidats des informations standards selon les directives du chef expert ou de la cheffe experte. Il est recommandé de remettre les informations importantes sur le déroulement et l’attribution des notes par écrit et de les commenter à l’attention des candidates et des candidats. Le temps consacré à l’accueil, à l’assignation des places de travail et à l’information ne fait pas partie du temps imparti à l’examen proprement dit, tel qu’il est défini dans l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale concernée.

Etat de santé
Au début de l’examen, les expertes et experts aux examens s’enquièrent de l’état de santé des candidates et des candidats. Ils consignent les petits troubles de santé dans le procès-verbal; s’il s’agit d’affections importantes, le candidat ou la candidate ne devrait pas passer l’examen et une date de remplacement devrait être fixée. Dans ce cas, le candidat ou la candidate se soumet à un traitement médical et fait parvenir ultérieurement un certificat médical au responsable des examens. Si le candidat ou la candidate tient à passer l’examen en dépit d’un état de santé considérablement altéré, la maladie ne pourra pas être invoquée comme raison pour s’opposer au résultat en cas d’un éventuel recours. L’autorité d’examen décide au cas par cas du moment d’un éventuel examen subséquent.

Surveillance des examens
Les expertes et experts aux examens surveillent les activités pratiques ou les travaux écrits réalisés par les candidates et les candidats afin d’assurer le déroulement correct des examens. Elles et ils observent avec calme et conscience les candidates et les candidats. Des questions sur l’environnement personnel ou sur l’entreprise formatrice perturbent la concentration des candidates ainsi que des candidats et doivent de ce fait être évitées.

Procès-verbal d’examen

Droit d’accès pendant la procédure

3.5 Présence du candidat ou de la candidate

Arrivée tardive
En cas d’arrivée tardive d’un candidat ou d’une candidate à la procédure de qualification, il n’appartient pas à l’équipe d’expertes et d’experts aux examens de vérifier la pertinence des motifs invoqués. Cette tâche revient au chef expert ou à la cheffe experte. Si le candidat ou la candidate n’est manifestement pas responsable de son retard, il ou elle a droit à un temps d’examen non réduit. Les raisons du retard doivent si possible être justifiées par une tierce personne (p. ex. la police en cas d’accident ou le personnel ferroviaire lors d’un retard des trains).

Absences
Si un candidat ou une candidate ne se présente pas à l’examen, il faut immédiatement prendre contact avec l’entreprise formatrice et/ou avec son représentant légal ou sa représentante légale. Le chef expert ou la cheffe experte informe l’autorité d’examen compétente des résultats de la clarification ainsi effectuée. En cas de maladie ou d’accident, on exigera un certificat médical. Un avis de maladie sans certificat médical est considéré comme une absence injustifiée. L’autorité d’examen compétente doit immédiatement être informée de toute absence injustifiée. Elle décide si l’examen peut être répété et quand ou s’il doit être considéré comme effectué et non réussi.

Interruption de l’examen
En cas d’accident ou de maladie, l’examen de la personne concernée est interrompu. Après guérison, l’examen peut être poursuivi ou repris à zéro. L’autorité cantonale d’examen est seule compétente pour prendre cette décision.

Arrêt de l’examen
Si un candidat ou une candidate abandonne sans raison valable le lieu de l’examen, cela équivaut, dans ces conditions, à un arrêt de l’examen et les travaux sont par conséquent évalués comme étant non réussis. L’expert ou l’experte aux examens consigne l’incident dans le procès-verbal d’examen et fait appel au chef expert ou à la cheffe experte. L’autorité d’examen doit immédiatement être informée de l’incident.

3.6 Moyens auxiliaires aux examens

Utilisation de moyens auxiliaires

Tous les moyens auxiliaires ont un caractère personnel et doivent être apportés par chaque candidat et candidate. Ils ne peuvent donc pas être prêtés durant l’examen.

Les appareils électroniques (agenda, téléphone portable, etc.) sont soumis à des règles précises durant les examens :

• aucun signal acoustique et visuel ne doit être émis (cela dérange les autres participantes et participants aux examens) ;
• toute conversation au moyen de ces appareils est interdite ;
• aucun lien ne doit exister avec un périphérique de sortie (p. ex. imprimante) ;
• aucun transfert de données n’est autorisé ;
• les appareils doivent être indépendants du réseau.

Dans la convocation aux examens, le chef expert ou la cheffe experte indique les moyens auxiliaires qui sont autorisés à l’examen.

Dossier de formation
Différentes ordonnances sur la formation professionnelle initiale prescrivent la tenue d’un dossier de formation (instrument pour la promotion de la formation en entreprise) dans lequel les apprenties et les apprentis inscrivent au fur et à mesure les travaux importants accomplis ainsi que les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise. L’utilisation du dossier de formation pendant la procédure de qualification est réglée dans l’ordonnance concernée. La HEFP a élaboré des standards généraux pour le dossier de formation.

• Le dossier de formation est un instrument faisant le lien avec les lieux de formation. La formation se déroule généralement dans trois lieux de formation : entreprise, école professionnelle et cours interentreprises. Chaque établissement apportant sa pierre à l’édifice, la coopération entre les lieux de formation revêt par conséquent une très haute importance. Lorsque les personnes en formation sont amenées via le dossier de formation à activer les connaissances tirées des trois lieux de formation et à les utiliser pour compléter le dossier avec des notes et des descriptions, la coopération peut ainsi être favorisée et soutenue.
   
• Le dossier de formation est principalement axé sur la description et l’analyse des situations professionnelles concrètes. Le but de la formation professionnelle initiale consiste à maîtriser de manière professionnelle les situations concrètes typiques d’un métier. Afin d’y parvenir, les personnes en formation acquièrent de nombreuses compétences au cours de leur apprentissage. Elles doivent être à même d’utiliser les connaissances, capacités et attitudes acquises dans une situation correspondante et de les combiner de manière adéquate.
   
• Le dossier de formation doit permettre à la personne en formation de documenter les situations professionnelles et de mener une réflexion sur ces situations en les mettant en lien avec les connaissances, capacités et attitudes qu’elle a acquises dans les différents lieux de formation.
   
• Le dossier de formation met en évidence les progrès des personnes en formation. La réflexion sur l’apprentissage et les progrès réalisés doivent amener les personnes en formation à identifier leurs propres stratégies d’apprentissage ainsi qu’à comprendre leurs réussites, mais également leurs difficultés liées à l’apprentissage. En outre, le dossier montre comment les personnes en formation gèrent les situations difficiles et quelles leçons elles tirent de leurs erreurs. Il en résulte un apprentissage plus réfléchi et plus ciblé. En mettant en évidence les progrès qu’elle a réalisés et les fruits de ses efforts, la personne en formation est motivée pour continuer à apprendre. Le dossier de formation peut être consulté lorsqu’il faut dresser le bilan et définir ensemble les étapes et objectifs suivants de formation.
   
• Le dossier de formation aide les personnes en formation à avoir des repères quant aux exigences de leur métier en matière de formation et à évaluer leur niveau de performance. Le dossier de formation sert à documenter les tâches professionnelles accomplies ainsi qu’à faire le bilan des connaissances acquises dans le métier concerné. Il constitue ainsi un document de référence important pour affirmer l’identité professionnelle. Il favorise le développement de l’autoévaluation des personnes en formation lorsqu’il s’agit de comparer l’état actuel de leur formation avec le niveau exigé (comparaison entre les objectifs et les résultats) et de planifier de manière autonome les étapes suivantes de la formation.
   
• Le dossier de formation comme moyen auxiliaire à l’examen pratique. Dans la majorité des cas, on sait que le dossier de formation peut être utilisé lors de l’examen pratique. Il peut servir aux personnes en formation pour préparer l’examen pratique et être utilisé au cours de cet examen comme ouvrage de référence. Dans d’autres cas, un examen oral se fonde sur le dossier de formation et prend la forme d‘un entretien professionnel. Les expertes et experts aux examens préparent cet entretien à l’aide des informations figurant dans le dossier de formation. Les expertes et experts aux examens n’évaluent pas le dossier de formation lui-même.
   
• Le dossier de formation comme instrument de contrôle. Le dossier de formation peut être précieux même après la formation ; les personnes en formation peuvent élaborer un portfolio avec des contributions bien choisies permettant de démontrer leurs compétences professionnelles ainsi que leurs points forts. Cela peut leur être utile dans le cadre d’une recherche d’emploi.

Ces différentes fonctions doivent être décrites de manière précise dans les instructions des OrTra relatives à la tenue du dossier de formation en accord avec les directives pour la procédure de qualification.

3.7 Durée et horaire de l'examen

Durée de l’examen
La durée quotidienne de l’examen correspond en principe à une journée de travail. Elle ne peut en aucun cas comporter plus de neuf heures de travail.

Horaire de l’examen
On tiendra compte des conditions locales, des correspondances des transports publics et de la provenance des candidates et des candidats.

Pauses durant les examens
Les expertes et experts aux examens tiendront compte de la capacité de rendement des candidates et des candidats, et, selon le niveau d’exigence des branches d’examen et des formes d’examen, établiront des pauses qui devront être respectées. Ces pauses permettent en outre de pouvoir changer de salle d’examen sans problème et sans empiéter sur le temps réglementaire de l’examen. Les cheffes expertes et les chefs experts planifient le déroulement des examens, pauses incluses, de manière égale pour tout le monde.

3.8 Mesures en cas d'irrégularités

Transgression du règlement d’examen
Le mode de surveillance de l’examen et la façon de réagir en cas de violation du règlement d’examen doivent être convenus, avant le début de l’examen, avec le chef expert ou la cheffe experte ainsi qu’avec les autorités cantonales. Les candidates et les candidats doivent être informé-e-s des sanctions encourues en cas de comportement inapproprié.

Le chef expert ou la cheffe experte veille à ce que le processus de qualification soit surveillé en permanence par lui-même ou elle-même ou par son équipe d’expertes et d’experts aux examens. Une surveillance sans faille et des mesures organisationnelles appropriées concourent grandement à prévenir les transgressions du règlement d’examen. En cas d’incident, l’autorité d’examen doit être informée. L’acte est consigné au procès-verbal et tous les moyens de preuve possibles sont recueillis. Les personnes concernées et les témoins éventuels signent le procès-verbal. L’examen du candidat ou de la candidate est suspendu durant l’enquête et l’instruction des autorités d’examen. L’expert ou l’experte aux examens présent-e à l’examen se conforme aux accords et aux conditions cadres définis par le collège d’expertes et d’experts aux examens lors de la conférence préparatoire.

Mesures
En cas de comportement indu, les candidates et les candidats concerné-e-s doivent en principe d’abord être averti-e-s, avant d’être exclu-e-s de l’examen en cas de récidive. Lors d’un renvoi, le fait que l’examen vienne de commencer ou soit presque terminé ne joue aucun rôle. En principe, il faut procéder à un renvoi avec précaution. Il est recommandé de contacter au préalable le chef expert ou la cheffe experte.

En cas de tricherie (par exemple, utilisation d’un moyen auxiliaire non autorisé ou aide de tierces personnes), l’examen sera immédiatement interrompu et l’incident sera consigné au procèsverbal. L’autorité d’examen décidera ensuite des conséquences sur la base de la législation cantonale, et notifiera une décision assortie d’un droit de recours.

Selon la gravité de l’infraction, l’autorité cantonale peut ordonner différentes mesures:

• avertissement ou blâme unique ;
• réduction des points ou de la note ;
• arrêt de l’examen
  1. arrêt de la partie d’examen en cours (position ou domaine de qualification) avec attribution de la note 1.
  2. arrêt de la totalité de l’examen de fin d’apprentissage qui sera, de ce fait, considéré comme non réussi.
  3. arrêt de l’examen avec rapport de l’incident au chef expert, à la cheffe experte ou aux autorités cantonales qui seront chargés d’enquêter de manière plus approfondie.

En cas d’arrêt de l’examen, la personne chargée de la surveillance doit rassembler tous les documents, documenter l’incident et transmettre le dossier au chef expert, à la cheffe ex-perte ou aux autorités cantonales. Lors de la communication du prononcé disciplinaire, le chef expert, la cheffe experte ou les autorités cantonales doivent informer le candidat ou la candidate des voies de recours dont il ou elle dispose.

Irrégularités sans faute des candidates et des candidats
Si les outils de travail nécessaires (ordinateurs, machines ou autres) devaient tomber en panne durant un examen ou si d’autres incidents extérieurs, par exemple des bruits de chantier, devaient perturber la concentration des candidates et des candidats au point que l’examen en question ne puisse pas être poursuivi, celui-ci sera déclaré non valable et pourra être repassé à nouveau en temps opportun.
Un examen peut aussi être déclaré non valable si tout ou partie de son contenu ne correspond pas à l’ordonnance sur la formation ou au plan de formation. Il appartient aux autorités d’examen de décider de la non-validité totale ou partielle de l’examen en question.

Mesures
Si des examens doivent être invalidés totalement ou partiellement, des examens subséquents seront organisés le plus rapidement possible. Ces derniers ne sont toutefois pas considérés comme une répétition d’examen.

3.9 Attribution des notes

Les prestations des candidates et des candidats sont notées en fonction des résultats de l’examen; elles figurent dans un procès-verbal d’examen ou sur les travaux écrits corrigés. L’attribution des notes est régie par l’article 34, alinéa 1, OFPr : « Les prestations fournies lors des procédures de qualification sont exprimées par des notes entières ou par des demi-notes. La meilleure note est 6, la plus mauvaise est 1. Les notes inférieures à 4 sanctionnent des prestations insuffisantes. »

Attribution des notes
Les procédures de qualification utilisent une notation relative aux épreuves. Les exigences sont déterminées à l’avance.
Les prestations fournies par chaque candidat et chaque candidate sont comparées aux exigences fixées et évaluées de manière absolue – c’est-à-dire en fonction du degré de réalisation des objectifs et non pas en comparaison avec d’autres candidates ou d’autres candidats. Ce type d’évaluation implique que l’image de la note (moyenne, dispersion, quotas de sélection) d’un groupe ne peut pas être planifiée à l’avance et qu’elle peut varier d’un groupe à l’autre.

En règle générale, les épreuves élaborées de manière centralisées sont accompagnées d’une grille d’évaluation. Cette pratique garantit, dans tout le domaine d’application de cette épreuve, des résultats ou des résultats partiels semblables et notés de la même manière. Si un collège d’expertes et d’experts élabore des épreuves régionales, il doit établir une grille d’évaluation avant l’examen.

Echelle des notes
L’échelle suivante est valable pour tous les domaines de la procédure de qualification

Seules des demi-notes intermédiaires peuvent être attribuées. Les moyennes des domaines de qualification ne sont pas arrondies au-delà de la première décimale (article 34, alinéa 2 OFPr).

Notes de positions
Lorsque le domaine de qualification est constitué de plusieurs positions d’examen, une note correspondant à l’échelle susmentionnée est attribuée à chacune des positions. Si ces positions sont subdivisées en sous-positions, ces dernières sont évaluées en fonction de leur importance par rapport à la position d’examen. Une éventuelle pondération de chaque note de position ou de sous-position est réglée dans les directives des procédures de qualification et illustrée dans les grilles de procès-verbal correspondantes.

Si, au lieu de la sous-position 3, c’est la sous-position 2 qui devait s’avérer être plus importante que les autres, la note de position passerait alors à 4,0.

Règles de conversion
Lorsque les travaux d’examen sont évalués dans un premier temps au moyen de points, ces derniers doivent être convertis en une note. La conversion se fait de différentes manières. La Confédération, les cantons et la Conférence suisse des offices de la formation professionnelle CSFP se sont mis d’accord pour appliquer de façon linéaire l’échelle des notes possibles, de 1,0 à 6,0, selon l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale.

L’utilisation de cette règle de conversion a pour conséquence que 60% de la prestation maximale possible correspondent à la moyenne mathématique de la note 4:

Règles d’arrondi
La récapitulation des notes obtenues se fait selon les règles d’arrondi.

Les notes de base sont attribuées en fonction des points obtenus et, en principe, selon l’échelle des notes, c’est-à-dire qu’elles sont attribuées en notes ou en demi-notes. Ceci est valable pour tous les domaines de l’examen et indépendamment du fait qu’il s’agisse d’une position d’examen ou d’une sous-position

Etant donné que le résultat de la procédure de qualification s’exprime finalement par une note globale, il s’agit d’établir la moyenne des différentes notes de l’examen. À cet effet, les notes des domaines de qualification résultant des moyennes des différentes positions des domaines de qualification sont arrondies à la première décimale.

Notes des domaines de qualification
Les notes des domaines de qualification – qui, selon l’ordonnance sur la formation professionnelle, constituent des notes principales – sont attribuées selon l’échelle des notes. La note d’expérience se fonde sur l’enseignement des branches professionnelles et, éventuellement, sur les cours interentreprises et la formation professionnelle. Le calcul de la note se fait selon l’ordonnance concernée. Les notes des domaines de qualification comportant des notes de positions ou des notes d’école sont arrondies à la première décimale.

Note globale
La note globale, qui résulte des notes des domaines de qualification, est calculée de manière analogue aux notes des domaines de qualification.

Toutes les notes d’expérience (p. ex. enseignement des branches professionnelles) sont des notes entières ou des demi-notes. Lorsque deux ou trois notes d’expérience doivent être regroupées (p. ex. cours interentreprises et pratique professionnelle), la note résultante sera issue de la moyenne du total de chacune des notes, arrondie à la première décimale.

Les candidates et les candidats qui répètent l’examen avec des notes d’expérience insuffisantes
On doit prendre en compte les nouvelles notes d’expérience acquises durant au minimum deux semestres de fréquentation de l’école professionnelle par un candidat ou une candidate qui se représente à l’examen. Si le candidat ou la candidate qui répète l’examen n’a pas fréquenté d’école professionnelle entre-temps, ce sont ses anciennes notes d’expérience, même si elles sont insuffisantes, qui seront alors prises en compte. Ceci est défini dans l’ordonnance sur la formation, section 8, procédures de qualification.

Cas limites
Les résultats d’examen de candidates et de candidats qui ont échoué de peu à l’examen sont vérifiés dans les cas suivants :

• lorsqu’une note de position est améliorée d’au maximum un demi-point et que cela suffit pour attribuer un CFC ou une AFP ;
• lorsqu’un domaine de qualification (en cas de note éliminatoire) ou la note globale constitue 3,9 ;
• lorsqu’un candidat ou une candidate a obtenu une note insuffisante dans un domaine de qualification pour lequel il existe une compensation des inégalités.

La vérification des résultats ne signifie pas qu’une position ou le nombre de points sera rehaussé. Pour pouvoir prendre une décision dans ce cas, il est déterminant d’évaluer si, d’une manière générale, la candidate ou le candidat a bien atteint les objectifs des études décrits dans l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale et le plan de formation.

Conditions cadres
Les notes d’expérience, les notes du domaine de qualification Culture générale et les notes issues d’examens tiers comme les certificats de langue ne peuvent être augmentées. En règle générale, il convient de demander l’avis du chef expert ou de la cheffe experte. Ceci est obligatoire (pas de double rehaussement) pour les candidates et les candidats qui passent la procédure de qualification en dehors du canton de leur contrat apprentissage. L’attitude du candidat ou de la candidate pendant la formation ne doit en aucun cas peser sur le rehaussement ou non de la note.

3.10 Résultats des examens

Les autorités d’examen communiquent les résultats d’examen aux candidates et aux candidats par une décision écrite. Les résultats font partie intégrante de la procédure administrative.

Transmettre les résultats d’examen
Les expertes et experts aux examens sont responsables de transmettre au chef expert ou à la cheffe experte, rapidement et intégralement, les notes d’examen obtenues :

Réussite de l’examen
Les critères de réussite de l’examen sont réglés dans la section 8, procédures de qualification, de l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale correspondante.

Notification des résultats d’examen (bulletin de notes, certificat de capacité et attestation de formation professionnelle)
L’autorité cantonale d’examen (du canton d’apprentissage) notifie les résultats d’examen, en cas d’échec et de réussite, avec l’attestation cantonale d’examen (décision officielle). Le bulletin de notes est communiqué par écrit aux parties contractantes. Un recours peut être interjeté, selon la législation cantonale, contre cette décision.

Lorsque l’examen est réussi, l’autorité d’examen attribue le certificat fédéral de capacité de la formation professionnelle initiale de trois ou quatre ans (CFC) ou l’attestation fédérale de formation professionnelle (AFP). Ces titres peuvent également être décernés lors d’une cérémonie officielle (ce n’est pas un diplôme).

3.11 Gestion des dossiers et procédure de recours

Conservation des dossiers
L’obligation de conserver les dossiers dépend des possibilités de recours et des délais définis par les dispositions cantonales Les dossiers et les travaux d’examen doivent, en cas de recours, être conservés jusqu’à la liquidation définitive du cas (le cas échéant jusqu’au Tribunal administratif ou même jusqu’au Tribunal fédéral). En l’occurrence, il est recommandé de ne procéder à leur destruction qu’après entente avec l’autorité d’examen.

La conservation de travaux écrits ne pose en règle générale aucun problème. En ce qui concerne les travaux d’examen constitués de denrées périssables ou de prestations de service, des procès-verbaux d’examen circonstanciés permettent de transmettre des renseignements, permettant de comprendre l’évaluation (déductions de points ou de notes).

Tous les travaux d’examen doivent être conservés et tenus sous clé par le chef expert ou la cheffe experte au minimum jusqu’à l’expiration du délai de recours, en règle générale au minimum durant 30 jours après l’examen (règlement cantonal). En principe, l’autorité d’examen compétente décide si les travaux d’examen doivent par la suite être remis, ou conservés puis détruits. Si la restitution est prévue, les travaux sont la propriété de la ou du prestataire de la formation professionnelle pratique, parce que cette personne a mis le matériel et l’outillage à disposition et a payé le salaire de l’apprenti ou de l’apprentie pendant l’examen. Cette personne peut, le cas échéant, décider de remettre ensuite le travail à l’apprenti ou à l’apprentie contre paiement des frais de matériel.

Droit de consultation du dossier

Durant le délai de recours défini par le canton, les personnes concernées peuvent consulter les dossiers d’examen et obtenir ainsi la possibilité de :

• prendre connaissance des fondements de l’évaluation ;
• apprécier la légitimité des décisions prises ;
• déceler d’éventuelles erreurs ;
• se procurer les informations nécessaires à la motivation d’une réclamation ou d’un recours éventuel ;
• évaluer les lacunes de l’examen réalisé afin d’éventuellement se préparer à le répéter.

L’autorité d’examen décide où et quand la consultation a lieu et qui donnera les explications nécessaires. Le rendez-vous est pris si possible d’un commun accord durant le délai de recours; celui-ci peut, si nécessaire, être prolongé.

En principe, tous les documents qui expliquent la formation complète des notes obtenues peuvent être consultés. Ils comprennent tous les documents des candidates et des candidats concerné-e-s (travaux d’examen, procès-verbaux, feuilles de notes, etc.).

Des notes peuvent être prises pendant la consultation des travaux. Selon les prescriptions cantonales, des copies des documents peuvent également être remises. L’autorité d’examen responsable se limite, lors des commentaires, à fournir les explications formelles indispensables concernant les critères d’évaluation. Tout commentaire appréciatif ou toute discussion sur les résultats obtenus doit être évité. En revanche, on peut mentionner les possibilités de recours.

Recours
Chaque fois que le droit administratif est utilisé, les personnes concernées ont la possibilité de déposer un recours. En règle générale, les personnes intéressées doivent avoir la capacité d’ester en justice et prouver un intérêt légitime à la modification ou à l’annulation d’un acte administratif. La capacité d’ester en justice est liée à la capacité d’exercer les droits civils. Celle-ci est définie dans l’article 13 du Code civil suisse (CC) : « Toute personne majeure et capable de discernement a l’exercice des droits civils. » Par conséquent, si la personne n’est pas majeure, le résultat ne peut être contesté qu’avec le consentement du détenteur ou de la détentrice de l’autorité parentale ou du tuteur ou de la tutrice (article 19, alinéa 1 CC).

Par le recours, l’autorité d’examen est tenue de vérifier le déroulement de l’examen et l’attribution des notes et, le cas échéant, de prendre une nouvelle décision. En outre, l’évaluation peut être modifiée après avoir pris l’avis du chef expert concerné ou de la cheffe experte concernée, pour autant qu’une telle mesure paraisse justifiée en vertu des circonstances globales.

Procédure de recours
Lorsque, après la consultation des dossiers, un recours est déposé contre le résultat de l’examen, le chef expert ou la cheffe experte est appelé-e, en règle générale, à prendre position à l’intention de l’instance de recours. A cet effet, il ou elle reçoit le recours dans sa version originale, donne une réponse circonstanciée et fondée aux objections et aux conclusions et, au besoin, met les dossiers à disposition.

Si le travail incriminé existe encore (examen écrit, pièce d’examen pratique non périssable), il peut être réévalué dans le détail par le chef expert ou la cheffe experte. Lorsque cette ré-évaluation n’est plus possible (examen oral, pièces d’examen périssables, prestations de service), la prise de position se base sur les indications consignées au procès-verbal par les expertes et experts aux examens.

3.12 Répétition de l'examen

Portée de la répétition
Les examens non réussis peuvent être répétés deux fois et ce, en règle générale, au plus tôt une année après l’échec. Les domaines de qualification qui sont déjà réussis ne doivent pas être répétés – sous réserve d’une réglementation plus sévère figurant dans l’ordonnance sur la formation professionnelle initiale. L’autorité d’examen communique quels domaines de qualification doivent être répétés. A la demande du candidat ou de la candidate, la procédure de qualification peut être répétée dans son intégralité. Dans ce cas, les notes d’examen antérieures ne sont plus prises en compte. La réglementation concernant la note d’expérience figure dans chaque ordonnance sur la formation professionnelle initiale

Frais
Si le candidat ou la candidate n’est pas au bénéfice d’un contrat d’apprentissage (prolongé) au moment de la répétition, l’entreprise formatrice n’a aucune obligation de payer le salaire pendant la durée de l’examen. L’autorité d’examen peut, dans ce cas, percevoir auprès du candidat ou de la candidate un émolument d’examen et une indemnisation pour le matériel mis à disposition ainsi que pour les frais de salle. Ceci concerne également les candidates et les candidats concerné-e-s par l’article 32 OFPr.

Procédure d’inscription
Lorsque le contrat d’apprentissage est prolongé d’une année, l’inscription aux examens est envoyée en règle générale par l’autorité d’examen. Pour les candidates et les candidats qui répètent un examen sans avoir de contrat d’apprentissage ainsi que pour celles et ceux qui remplissent les conditions d’admission particulières selon l’article 32 OFPr, il en va de leur responsabilité de s’inscrire à l’examen (prendre contact avec l’autorité d’examen compétente au plus tard fin août).

3.13 Compensation des inégalités

Quiconque peut prouver un handicap peut solliciter une compensation des inégalités. La demande doit être remise à l’autorité d’examen compétente au plus tard avec l’inscription. Conformément à l’article 2, alinéa 5, lettres a et b de la loi sur l’égalité pour les handicapés, il y a inégalité dans l’accès à la formation ou à la formation continue lorsque :

• «a. l’utilisation de moyens auxiliaires spécifiques aux personnes handicapées ou une assistance personnelle qui leur est nécessaire ne leur sont pas accordées ;
• b. la durée et l’aménagement des prestations de formation offertes ainsi que les examens exigés ne sont pas adaptés aux besoins spécifiques des personnes handicapées. »