Objectifs et rôles dans la gestion des processus
La gestion des processus sert à soutenir les objectifs de l’entreprise. Cela se fait en alignant en permanence les processus opérationnels sur les parties prenantes, sur la base de la stratégie de l’entreprise. La gestion des processus pose alors la question suivante : « Qui fait quoi, quand et comment »
Objectifs de la gestion des processus
- Suppression des obstacles bureaucratiques.
- Intégration de l’ensemble des collaborateurs/trices dans la gestion des processus.
- Planification, pilotage et développement systématiques des processus.
- Représentation transparente des processus dans le QM-Pilot pour l’ensemble des collaborateurs/trices.
- Recherche facile des documents, formulaires et listes de vérification.
- Soutien à l’intégration des nouveaux collaborateurs et des nouvelles collaboratrices.
But de la gestion des processus
- Définir de manière explicite et mettre en application les responsabilités et les compétences dans la gestion des processus.
- Consigner les objectifs, les normes et les standards pour les processus concernés.
- Assurer le développement de la qualité de l’enseignement, de la R&D et des prestations de services.
- Intégrer plus efficacement les nouveaux collaborateurs et les nouvelles collaboratrices.
- Les collaborateurs et les collaboratrices de la HEFP peuvent proposer des optimisations de processus dans le QM-Pilot.
La planification, la mise en œuvre et le développement des processus à la HEFP sont assurés par les rôles suivants.
La directrice et les responsables de secteur assument le rôle de propriétaires du processus et sont responsables de sa validation. Le/la propriétaire du processus est responsable du pilotage stratégique du processus axé sur les résultats. Ses activités se concentrent, d’une part, sur la consolidation des opérations relevant de ses propres processus et, d’autre part, sur la sélection d’indicateurs de processus.
Les responsables du processus (responsables de domaines) sont chargé-e-s de la mise en œuvre opérationnelle du processus. Ils/elles sont responsables de la définition des exigences, de la conception, de la documentation et de l’intégration des processus. Les responsables de processus peuvent faire appel au soutien du/de la manager de processus pour la modélisation des processus.
Les responsables des documents (généralement identiques aux responsables de processus) soutiennent leur propriétaire de processus dans la gestion des documents relatifs au processus.
Le/la manager du processus soutient les responsables du processus dans l’élaboration des processus, il/elle les conseille en prenant en considération les standards de qualité et les normes LEHE. Il/elle modélise les processus dans le QM-Pilot (outil de gestion des processus en ligne de la HEFP), initie et accompagne le PAC annuel des secteurs, forme les collaborateurs/trices et veille au développement continu de la gestion des processus.
Tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices de la HEFP sont des utilisateurs/trices des processus. Ils/elles connaissent les processus qui les concernent ainsi que leurs responsables, travaillent à l’aide du descriptif du processus, participent à l’enquête sur la qualité des processus et des documents, et fournissent si nécessaire un retour ponctuel sur la qualité du processus et des documents dans l’outil de gestion des processus (QM-Pilot).