Étape 8 : Reporting
Dans la huitième étape du processus d’évaluation, un reporting est établi afin que le public de l’évaluation puisse utiliser les résultats de cette dernière. Dans l’idéal, la planification du reporting a été abordée déjà tôt dans le processus d’évaluation. Dans cette optique, il convient de clarifier qui constitue le public de l’évaluation et quels sont ses intérêts d’information concernant le reporting, à quel moment les résultats doivent être communiqués, qui est responsable du reporting et de ses différentes parties, et sous quelles formes il doit se présenter.
Tout d’abord, il faut identifier le public de l’évaluation afin que le reporting puisse être conçu sur mesure en fonction de leurs intérêts. Pour les mandants et les décideurs, le reporting doit généralement être très ciblé et présenter les résultats d’une manière adaptée au but de l’évaluation (« résumé » d’une à deux pages). En revanche, les responsables et les personnes impliquées dans l’objet de l’évaluation s’attendent souvent à des résultats plus détaillés. Les experts scientifiques sont souvent moins intéressés par l’objet de l’évaluation lui-même que par les bases théoriques et les méthodes utilisées. Enfin, pour le grand public, il est possible de se concentrer sur l’importance de l’évaluation pour les décisions politiques ou sur les comptes rendus quant aux ressources financières utilisées. Plus le public d’évaluation est large, moins il faut utiliser de termes techniques. Le volume du reporting doit être adapté aux capacités de traitement de l’information du public en question, ce qui implique souvent des compromis dans les représentations, par exemple en ce qui concerne les points de détail ou les subtilités méthodologiques.
Le calendrier du reporting varie en fonction du but de l’évaluation. Le reporting intermédiaire permet aux responsables et aux personnes impliquées d’utiliser les résultats pour améliorer l’objet de l’évaluation, qui est toujours en cours. Un reporting à la fin de la période préliminaire de l’objet d’évaluation fournit aux responsables les informations nécessaires à leurs décisions. Il est également important de fournir en temps utile un retour d’information sur les résultats (et les conséquences éventuelles) aux fournisseurs de données afin qu’ils puissent faire l’expérience directe du bénéfice de la participation.
Il n’est pas toujours attendu des évaluateurs qu’ils déduisent des recommandations pratiques des résultats et qu’ils les incluent dans leur reporting. Dans certains cas, en revanche, c’est exactement ce que l’on attend. Si d’autres personnes sont chargées (entièrement ou partiellement) de ce travail, les évaluateurs perdent le contrôle sur ce type de résultat ou le partagent (et font éventuellement des compromis le cas échéant).
Le reporting doit documenter les données à la base de l’appréciation resp. des recommandations, comment ces données ont été mises à disposition des parties prenantes pour l’appréciation de l’objet de l’évaluation et comment cette appréciation a été réalisée. Peu importe si des recommandations sont formulées et par qui : Il n’appartient pas aux évaluateurs de prendre et de mettre en œuvre les décisions qui en découlent.
Dans tous les cas, la responsabilité du reporting incombe toujours aux évaluateurs, sachant que les points de vue des parties prenantes sont souhaités et peuvent enrichir l’interprétation des résultats. Le cas échéant, cela doit également être documenté.
Outre le reporting écrit, il est également possible de faire un reporting oral, dans lequel le processus d’évaluation et les principaux résultats ressortent d’un seul coup d’œil. Tous les formats peuvent être utilisés aussi bien pendant qu’à la fin de l’évaluation.